Wraz z rozwojem działalności liczba dokumentów potrafi rosnąć szybciej, niż zakładają osoby odpowiedzialne za ich porządkowanie. Na początku wystarczają zwyczajne katalogi na dysku, lecz po kilku latach niełatwo przypomnieć sobie, gdzie zapisano konkretną umowę, protokół czy fakturę. Problemem nie jest wyłącznie liczba plików.
Znaczenie ma także ich nazewnictwo, kolejne wersje, daty powstania oraz fakt, że ten sam dokument może być przechowywany w kilku miejscach. Program do archiwizacji dokumentów może być wykorzystywany do uporządkowania takiego zbioru, jednak sposób jego konfiguracji powinien odpowiadać rzeczywistemu obiegowi dokumentacji. Innych ustawień wymaga nieduży dział, w którym powstaje kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie, a innych organizacja przetwarzająca ich znacznie więcej.
W praktyce dużo sugestie wymaga określenie informacji, według których dokument będzie w późniejszym czasie wyszukiwany. Sama nazwa pliku często okazuje się niewystarczająca. Przy większym archiwum przydatne mogą być dane dotyczące daty, rodzaju dokumentu, sprawy, kontrahenta czy osoby odpowiedzialnej za jego obsługę. Należy jednak zachować umiar. Zbyt sporo pól do wypełnienia przy każdym zapisie wydłuża pracę i zwiększa ryzyko błędów, zwłaszcza gdy dokumentów jest dużo. Z kolei zbyt ogólne oznaczenia powodują problemy w trakcie późniejszego wyszukiwania. Warto więc najpierw rozważyć kilka typowych przypadków i sprawdzić, jak pracownicy naprawdę korzystają z dokumentacji. Dopiero na tej podstawie można ustalić reguły, które będą możliwe do stosowania również przy większej liczbie plików.
Osobną kwestią pozostaje porządkowanie starszych zasobów. Nie zawsze opłaca się przenosić do nowego systemu każdy plik znajdujący się na dotychczasowych dyskach. W archiwach na prawdę często występują kopie, dokumenty nieaktualne, niepełne skany oraz materiały, których okres przechowywania już minął. Przeniesienie wszystkiego bez wcześniejszego przeglądu może jedynie przenieść istniejący bałagan do nowego środowiska. Przy dokumentach papierowych dochodzi jednak etap skanowania i nadawania odpowiednich oznaczeń. Warto także ustalić, czy papierowy oryginał wciąż ma być przechowywany oraz kto odpowiada za jego dalsze przechowywanie. Takie decyzje zależą od rodzaju dokumentu, obowiązujących zasad a także przyjętych procedur wewnętrznych.
Przy organizowaniu archiwum elektronicznego nie można pomijać kwestii uprawnień i kopii zapasowych. Dostęp do dokumentów powinien wynikać z zakresu obowiązków, ponieważ w jednym zbiorze mogą znajdować się zarówno materiały ogólnodostępne dla pracowników danego działu, jak i informacje wymagające ograniczenia dostępu. Znaczenie ma też sposób budowy kopii zapasowych oraz sposobność odtworzenia danych po awarii. Warto przedtem sprawdzić, co dzieje się z dokumentem po jego zmianie, usunięciu albo zastąpieniu nowszą wersją. Są przypadki w których potrzebna jest historia zmian, w innych wystarczy przechowywanie aktualnego pliku wraz z określeniem daty jego stworzenia. Przyjęte rozwiązania powinny być też okresowo weryfikowane, ponieważ sposób pracy organizacji może się zmodyfikować, jednakowo jak liczba dokumentów i oczekiwania dotyczące ich przechowywania.
Zobacz również: program do archiwizacji dokumentów.