Przy większych projektach sam opis zakresu prac szybko przestaje wystarczać. Na początku zadania mogą wydawać się niezbite, jednakże wraz z pojawianiem się kolejnych etapów nie najprościej określić, co z dokładnością należy utworzyć, w jakiej kolejności i gdzie kończy się odpowiedzialność za konkretny fragment projektu. Pomocna jest w tym struktura Work Breakdown Structure, która przedstawia zakres przedsięwzięcia w układzie hierarchicznym.
Najwyżej znajduje się cały projekt, niżej jego główne części, a następnie coraz bardziej szczegółowe elementy. W praktyce ważne jest nie tylko i wyłącznie samo utworzenie takiego schematu, niemniej jednak też ustalenie odpowiedniej głębokości podziału. O ile zadania zostaną rozpisane zbyt ogólnie, późniejsze planowanie może być nieprecyzyjne. Z kolei bardzo drobiazgowa struktura może wymagać ciągłego porządkowania i aktualizacji.
Przy tworzeniu WBS bardzo często wykorzystywany jest On-line WBS creator, ponieważ praca nad strukturą odbywa się wprost w przeglądarce. Ma to znaczenie w przypadku, gdy projekt jest rozwijany przez kilka osób lub jego zakres jest regularnie zmieniany. W takim środowisku łatwiej przesuwać elementy, tworzyć kolejne poziomy i poprawiać nazwy bez przebudowy całego dokumentu od początku. Z doświadczenia przy kształtowaniu projektów wynika, że w szczególności na prawdę dużo przemian pojawia się na wczesnym etapie, kiedy zespół dopiero ustala zakres odpowiedzialności. Dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy struktura pozostaje czytelna także po wielokrotnym modyfikowaniu. Sam wygląd diagramu nie jest najważniejszy. Znacznie większe znaczenie ma to, czy osoba analizująca projekt potrafi bez dodatkowych wyjaśnień zrozumieć współzależności między poszczególnymi detalami.
W sytuacji bardziej złożonych przedsięwzięć przydatne może być WBS software wyposażone w funkcje wykraczające poza samo tworzenie hierarchii. Takie rozwiązania mogą pozwalać na przypisywanie informacji do konkretnych elementów, oznaczanie odpowiedzialności, dodawanie opisów czy eksportowanie przygotowanej struktury do innych formatów. Powinno się jednakże uważać, by dodatkowe sposobów nie przesłoniły podstawowego celu WBS. Struktura podziału prac służy głównie określeniu zakresu, a nie zastępuje harmonogramu, budżetu czy szczegółowego systemu zarządzania zadaniami. W małym projekcie rozbudowane funkcje mogą być nawet zbędne, jednak przy większej liczbie etapów możliwość szybkiego filtrowania i edycji może mieć praktyczne znaczenie. Dobór rozwiązania powinien zatem wynikać ze sposobu prowadzenia konkretnego projektu, a nie z liczby dostępnych opcji.
Podobne kryteria dotyczą wyboru narzędzia określanego jako WBS program. Przed rozpoczęciem pracy warto ustalić, kto będzie korzystał z przygotowanej struktury, jak na prawdę bardzo często będzie ona zmieniana a także czy informacje z WBS będą w późniejszym czasie wykorzystywane w innych dokumentach. Znaczenie ma także sposób zapisywania kolejnych wersji, ponieważ w trakcie realizacji projektu zakres prac może się modyfikować, a wcześniejsze ustalenia wciąż mogą być potrzebne do porównania. Ważne jest również rozróżnienie między wynikiem projektu a czynnościami prowadzącymi do jego osiągnięcia. Dobrze uporządkowana struktura powinna pokazywać cały zakres bez przypadkowego dodawania zadań niezwiązanych z głównym zadaniem. W praktyce właśnie na tym etapie na prawdę bardzo często ujawniają się pominięte prace, niejasne granice odpowiedzialności albo elementy wymagające dodatkowego doprecyzowania.
Źródło informacji: WBS software.