Wymiana danych pomiędzy programami księgowymi, systemami sprzedażowymi i centralnymi rejestrami wymaga dziś nie tylko odpowiedniego oprogramowania, ale także przemyślanego sposobu komunikacji. W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur istotną rolę odgrywa KSeF API, czyli zestaw mechanizmów umożliwiających programom zewnętrznym komunikowanie się z systemem. W praktyce oznacza to, że użytkownik nie musi każdej operacji wykonywać ręcznie w osobnym środowisku, ponieważ określone czynności mogą być wykonywane wprost z poziomu zintegrowanego programu.
Samo połączenie systemów nie sprowadza się jednakże do przesłania dokumentu. Należy uwzględnić sposób uwierzytelniania, strukturę danych, obsługę odpowiedzi systemu oraz sytuacje, w których komunikacja zostanie przerwana albo przekazane dane okażą się nieprawidłowe.
Integracja z KSeF API wymaga głównie ustalenia, jakie informacje mają być przekazywane i w którym momencie. W prostym wariancie system sprzedażowy może przygotować dane faktury, a następnie przekazać je do odpowiedniego interfejsu. Bardziej rozbudowane rozwiązania mogą ponadto pobierać informacje o statusie dokumentu, identyfikatorze nadanym przez system czy wynikach przetwarzania. Z praktycznego punktu widzenia ważne jest rozdzielenie tych etapów. Samo wysłanie danych nie powinno być traktowane jako równoznaczne z zakończeniem całego procesu, ponieważ system zewnętrzny musi jeszcze należycie zareagować na otrzymaną odpowiedź. Jeżeli wystąpi błąd, potrzebna jest informacja pozwalająca ustalić jego przyczynę i zdecydować, czy dokument powinno się poprawić, przesłać ponownie, czy pozostawić do następnej obsługi. Ma to znaczenie zwłaszcza przy większej liczbie faktur, gdzie ręczne sprawdzanie każdego przypadku bardzo szybko staje się czasochłonne.
Przy projektowaniu takiego połączenia warto również uwzględnić różnice w gronie środowiskiem testowym a produkcyjnym. Kod odpowiedzialny za komunikację może działać poprawnie w trakcie prób, a pomimo to wymagać dodatkowych przeróbek przed wykorzystaniem w faktycznym obiegu dokumentów. Znaczenie mają także limity, czas odpowiedzi oraz sposób reagowania na chwilową niedostępność usługi. W świetnie zaplanowanym rozwiązaniu nie zakłada się, że każda operacja zakończy się natychmiastowym powodzeniem. System powinien przechowywać informacje potrzebne do późniejszej kontroli i pozwalać odtworzyć przebieg operacji. Przydatne okazuje się również logowanie komunikatów technicznych, choć zakres zapisywanych danych należy dobrać tak, aby nie zbudować niepotrzebnego zbioru informacji.
Kolejną kwestią jest dostosowanie integracji do sposobu pracy konkretnego przedsiębiorstwa. Zupełnie inaczej może wyglądać przepływ faktur wystawianych pojedynczo, a całkiem inaczej proces obejmujący setki albo tysiące dokumentów generowanych automatycznie. W pierwszym przypadku część czynności może pozostać pod kontrolą użytkownika, jednak przy dużej skali większe znaczenie zyskują automatyczne kolejkowanie, ponawianie operacji i monitorowanie statusów. Powinno się również przewidzieć, co stanie się z dokumentem w systemie źródłowym, gdy przekazanie danych do KSeF zakończy się uchybieniem. Zbyt prosta logika może prowadzić do powstawania rozbieżności wśród lokalną bazą a stanem dokumentów w systemie centralnym. Dlatego KSeF API trzeba traktować nie jako pojedyncze połączenie techniczne, lecz jako detal całego procesu obiegu faktur, w którym znaczenie mają zarówno dane wejściowe, komunikacja, jak i dalsze przetwarzanie otrzymanych informacji.
Źródło informacji: KSeF API dokumentacja.