W wielu przedsiębiorstwach wraz ze wzrostem liczby zamówień, dokumentów i operacji majątkowych pojawia się potrzeba uporządkowania danych. Informacje przechowywane w oddzielnych arkuszach, programach i dokumentach mogą utrudniać bieżącą kontrolę nad działalnością. W takiej okoliczności rozważa się przeznaczenie systemów informatycznych, które łączą wybrane procesy w jednym środowisku.
Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania przeznaczone do obsługi różnych wycinków funkcjonowania firmy, w tym księgowości, sprzedaży, magazynu, kadr a także zarządzania produkcją. Zakres dostępnych funkcji zależy od wybranego systemu, jego wersji i wykorzystanych modułów. Przed podjęciem wyborów istotne jest określenie, jakie informacje mają być gromadzone, kto będzie z nich skorzystać a także które czynności wymagają uporządkowania. Sam wybór kodu nie rozwiązuje wszystkich problemów organizacyjnych, zwłaszcza gdy wynikają one z niejasnego podziału zadań lub braku spójnych procedur.
Systemy klasy ERP służą do integrowania danych i procesów zachodzących w różnorakich częściach organizacji. Comarch ERP może wspierać między innymi rejestrowanie dokumentów handlowych, zarządzanie stanów magazynowych, ewidencjonowanie rozrachunków i przygotowywanie danych potrzebnych do analiz. Znaczenie takiego rozwiązania zależy od specyfiki działalności. W firmie handlowej istotne mogą być obowiązujące informacje o dostępności towarów i realizacji zamówień, jednak w przedsiębiorstwie produkcyjnym większą rolę odgrywają planowanie materiałów, kontrola etapów pracy a także rozliczanie kosztów. Należy ponadto uwzględnić, że nie każda funkcja będzie potrzebna wszystkim użytkownikom. Nadmiernie rozbudowana konfiguracja może utrudniać codzienną pracę, a zbyt wąski zakres systemu może wymuszać prowadzenie części ewidencji oprócz nim. Istotne są także sposobów konwersji danych z innymi narzędziami, sposób nadawania uprawnień a także dostęp do informacji historycznych. Dopiero ranking tych wymagań z perspektywami na przyszłość konkretnego rozwiązania umożliwia wycenić jego przydatność w określonym środowisku.
Osobnym zagadnieniem są wdrożenia Comarch, które obejmują nie tylko i wyłącznie instalację i konfigurację kodu, lecz też przygotowanie danych, ustalenie zasad pracy oraz sprawdzenie poprawności poszczególnych procesów. Na początku należy rozpoznać dotychczasowy sposób działania firmy i wskazać obszary wymagające zmian. W praktyce szczególnie dużo uwagi może wymagać uporządkowanie kartotek towarów, danych kontrahentów, cenników i informacji o rozrachunkach. Przeniesienie niekompletnych albo powielonych zapisów do nowego środowiska może utrudnić późniejsze wyraportowanie i rozliczenia. Z tego powodu migrację danych warto poprzedzić ich weryfikacją oraz ustaleniem, które informacje są wciąż potrzebne. Dalszym etapem są testy obejmujące rzeczywiste scenariusze pracy, tj. wystawienie dokumentu dystrybucji, przyjęcie dostawy, korekta zapisów czy zamknięcie okresu rozliczeniowego. Pozwalają one wykryć niezgodności, zanim system zacznie obsługiwać aktualne operacje. Harmonogram prac powinien uwzględniać przystępność osób odpowiedzialnych za poszczególne procesy, ponieważ ich wiedza jest potrzebna do oceny ustawień i rezultatów testów.
Na przebieg uruchomienia wpływa również przygotowanie pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Nawet poprawnie skonfigurowany system może powodować trudności, jeżeli użytkownicy nie wiedzą, jak rejestrować nietypowe zdarzenia, poprawiać błędne dokumenty lub uzyskiwać dostęp do potrzebnych raportów. Szkolenia powinny zatem odnosić się do konkretnych obowiązków, a nie ograniczać się do przedstawienia dostępnych funkcji. Warto też ustalić, kto odpowiada za nadawanie uprawnień, kontrolę jakości danych i zgłaszanie problemów. Po rozpoczęciu pracy potrzebna jest obserwacja działania poszczególnych modułów oraz rozróżnianie błędów wynikających z konfiguracji od trudności związanych z przyjętymi procedurami. Znaczenie ma także plan aktualizacji, kopii zapasowych i dalszego rozwoju systemu. Zmiana przepisów, wzrost liczby użytkowników albo rozszerzenie działalności mogą wymagać zmian wcześniejszych ustawień. Dlatego oprogramowanie ERP należy traktować jako detal szerszego sposobu organizacji pracy, którego funkcjonowanie zależy zarówno od rozwiązań technicznych, jak i od jakości danych, kompetencji użytkowników a także jasno określonych zasad działania.
Więcej informacji na stronie: comarch optima.